Mudanças nos emails do CienTec

Junior Zancan 31 de dezembro de 202131 de dezembro de 2021 0 Comments

Vamos conversar um pouquinho sobre a sua privacidade e os nossos emails do CienTec?

Como um Centro Acadêmico, não é raro termos que mandar algum email para vocês (nossos colegas) avisando sobre algo, perguntando algo ou mandando algo. Mas com o passar do tempo, percebemos que talvez estivéssemos dando um passo além da linha e isso pudesse estar gerando algum desconforto desse lado aí, seja em relação a frequência dos nossos emails ou simplesmente por enviarmos sem perguntar antes.

O CienTec, por ser um Centro Acadêmico, não faz “parte” da Unifal-MG, ou seja, não somos um setor da Unifal e nem mesmo funcionários dela. Somos apenas alunos (também do BiCT) que nos unimos para tentar fazer o que achamos ser o melhor e sempre visando ajudar os nossos colegas.

Mas justamente por não fazermos parte oficialmente da Unifal, nós podemos e devemos tomar um cuidado especial com os dados de contato dos nossos colegas e as informações que trafegam por esse lado aqui, tanto para garantir que possamos atuar da melhor forma possível como um órgão representativo discente, quanto garantir o maior respeito possível à sua privacidade.

Por isso, estamos planejando algumas mudanças internas por aqui, visando nos adequar a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), melhorar a forma como nos comunicamos com vocês e oferecer à você um maior controle sobre a sua privacidade em relação ao CienTec.

A primeira ação que estamos fazendo já para o início de 2022 é a mudança na forma de enviar os nossos emails para vocês. Vamos explicar logo abaixo o que iremos fazer, o motivo de fazermos essa mudança e como isso irá te afetar no final das contas.

Como era

Até então, quando precisávamos mandar um email para vocês (sobre as Temporadas, por exemplo), tínhamos que redigir o email, encaminhar para a CRCA e pedir para que o email fosse encaminhado para todos os discentes. Como não tínhamos acesso à lista de emails institucionais, nossa única escolha era a de enviar para somente o BiCT ou para todos os cursos de graduação do nosso Campus.

Com isso, não tínhamos controle de para quem estávamos enviando e, principalmente, não tínhamos como não enviar emails para aqueles que não tinham interesse em receber os nossos avisos. Então sempre ficávamos com uma sensação de que poderíamos estar incomodando alguns discentes com os nossos avisos e não respeitando a privacidade de vocês.

Como será a partir de hoje

No inicio do mês de Dezembro nós entramos com um pedido para o ICT (23087.020674/2021-56) solicitando a lista com todos os emails institucionais, de todos os discentes dos 4 cursos de graduação que temos em nosso Campus (calma, vamos explicar o motivo já já). Esse pedido foi aprovado, a lista nos foi fornecida e está guardada a sete chaves (tecnicamente quatro) em nosso servidor.

O processo na íntegra, com as justificativas e respaldos, pode ser acessado aqui Baixar

Fizemos isso para que, a partir de agora, nós possamos fazer o envio dos nossos próprios emails diretamente para vocês e, com isso, conseguir respeitar o desejo de quem não quer mais receber os nossos emails. Pois assim, poderemos mandar nossos emails somente para quem realmente tem interesse em recebê-los.

Além disso, a partir de hoje iremos dividir os nossos emails em 10 listas/assuntos:

Avisos Pessoais: Avisos que são direcionados especificamente para você, seja alguma atividade que você tem com a gente, alguma informação que precisamos te mandar, quando precisarmos falar com você e etc;
Avisos importantes: Avisos extremamente importantes, como por exemplo, coisas que podem afetar a sua matrícula na Unifal, avisos sobre a renovação de matrícula, dilatação, editais de transição, colação de grau, trancamento e afins. (Coisas que a CRCA também envia, mas iremos sempre reforçar esses avisos por essa lista);
Divulgações de ICs: Divulgações de Iniciações Científicas que os professores nos enviam, novas ICs, ICs com possibilidade de bolsas, editais PIVICT e PIBIC, e afins;
Divulgações de Projetos de Extensão: Projetos de Extensão com inscrições abertas, editais de seleção de bolsistas, divulgação das atividades dos projetos de extensão, cursos, eventos e afins;
Divulgações Parceiras: Divulgações recebidas de outros órgãos e entidades da Unifal, como os PETs, os outros Centros Acadêmicos, as Empresas Juniores, Bateria, Atlética, Progrida, Agência i9, Coordenações, Direções, Coordenadorias e afins;
Divulgações do CienTec: Divulgação dos eventos e novidades do CienTec, como projetos de extensão criados por nós, novos serviços, avisos sobre serviços que oferecemos, eventos e programas que participamos (CienTec e-Sports por ex.), cursos e afins;
Administração do CENAC/CienTec: Assuntos relacionados a administração do CienTec, como reuniões, assembleias, mudanças de estatuto, processos seletivos, mudanças de gestão, transparência fiscal e afins;
Turmas especiais de retomada: Sobre as turmas especiais/práticas de retomada, as “temporadas”, listas de aprovados, avisos de correções, novas datas, mudanças dos protocolos e afins;
Notícias sobre o Campus, o ICT e o BiCT: Notícias (escritas por nós ou por alguém da Unifal) sobre mudanças no Campus, no BiCT ou no ICT, como contratação de novos professores, publicações na mídia, novidades do Campus e afins;
Lembretes de datas importantes: Lembretes como início e final de semestre, época da renovação de matrículas, prazo final para solicitação da colação de grau, último dia para solicitar trancamento e afins;
Novas listas de email: Quando criarmos outras listas, com outros assuntos, para que você possa ficar sabendo e decidir se irá se inscrever nelas ou não.

O que isso muda para você?

Primeiro que você irá perceber com mais clareza quando estará recebendo um email nosso (nosso logotipo no cabeçalho, formatação de texto um pouco diferente, mais no estilo “newsletter”, nossos dados de contato e etc).

Além disso, ao final de todo email enviado por nós, você irá encontrar um link chamado “Desinscrever da lista de emails”, para que você possa deixar de receber os nossos emails sobre uma ou mais das listas acima, tendo um controle maior sobre o que você recebe ou não da gente.

E sabe essas 10 listas acima? Você irá conseguir se inscrever ou desinscrever em cada uma delas, individualmente. Ou seja, quer receber avisos sobre ICs e bolsas? Você pode se inscrever na lista sobre ICs. Não quer saber de nada sobre as turmas especiais de retomada? É só se desinscrever da lista das temporadas. Só quer receber os avisos muito importantes? Você pode se desinscrever de todas as outras listas e ficar só na “Avisos Importantes”. Não quer receber nada nosso? Nem um email nosso sequer? É só se desinscrever de todas as listas.

Resumindo: A partir de hoje, você pode tanto escolher se quer receber ou não os nossos emails, quanto escolher especificamente que tipo de emails você quer receber de nós. Tudo isso para respeitarmos a sua privacidade, tentar diminuir a quantidade de emails desinteressantes que você recebe na sua caixa de entrada e manter você informado(a) com o que você realmente se interessa.

Mas antes de finalizarmos, queremos reforçar alguns pontos importantes aqui:

Nós solicitamos apenas a lista dos emails institucionais dos discentes, ou seja, os emails que, de certa forma, já são públicos e de propriedade da Unifal. Não solicitamos acesso a lista dos emails pessoais dos discentes, pois além de não vermos isso com bons olhos, não temos motivo para ter acesso a tal lista, já que nossa comunicação é institucional, ou seja, nada mais justo que enviarmos somente para os emails institucionais;
A lista com os emails está guardada em nosso servidor atrás de várias camadas de segurança e somente duas pessoas tem acesso à essa lista: Eu, o presidente do CienTec (e que sou o responsável legal por ele) e o script que faz o envio dos nossos emails (que na verdade não é beeem uma pessoa, mas vocês pegaram a ideia); (Falando tecnicamente para quem tiver curiosidade: a lista está em uma instância MySQL em nosso servidor no Google Cloud, que possui dois usuários com permissão de acesso: o meu, que preciso de duas senhas diferentes além da autenticação de dois fatores para acessar; e o usuário que o script de envio de emails usa, que a senha de acesso está criptografada em um Secret no Google Cloud e só pode ser acessada através do próprio script, ou seja, nem mesmo eu sei qual a senha que esse script usa)
Isso não significa que temos acesso ao conteúdo dos emails institucionais, o que vocês recebem, o que enviam, nada disso. O que pedimos e o que nos foi liberado foi apenas a lista dos emails institucionais dos discentes (imagine como uma lista telefônica);
A condição para liberação dessa lista para nós, foi a de que nós seguíssemos a LGPD, nos comprometêssemos a utilizar essa lista apenas para motivos compatíveis com um Centro Acadêmico e com boas intenções (ou seja, de forma alguma iremos repassar essa lista para outras pessoas, entidades ou órgãos e muito menos usar isso para comprar um Corsa no seu nome);
Além do CienTec ter o compromisso ético com vocês, também estamos nos responsabilizando juridicamente (através da minha pessoa física, como presidente) em manter o sigilo dessa lista e também me responsabilizando perante o Regimento Geral da Unifal caso alguém resolva (e consiga…) fazer alguma gracinha com essa lista. Ou seja, estou “botando a mão no fogo” para garantir o sigilo e o bom uso dessa lista que nos foi liberada, para nos ajudar a ter uma boa atuação como representantes discentes;
Por último, essa mudança nos envios dos emails, a possibilidade de se inscrever/desinscrever em listas/assuntos específicos e a possibilidade de parar de receber todo e qualquer email nosso, vale apenas para os nossos emails (enviados pelo CienTec), ou seja, os emails enviados pela Unifal ou outros órgãos continuarão funcionando da mesma forma.

Essa é só a primeira ação das que temos planejadas para melhorar a sua privacidade em relação ao CienTec, melhorar a nossa forma de atuação e nos adequar o máximo possível (ou pelo menos o máximo que um Centro Acadêmico formado por alunos, sem consultoria jurídica e sem orçamento, conseguem 😅) a nova LGPD.

Nos próximos meses iremos implementar algumas outras ações, como a definição de uma Política de Privacidade para que vocês possam entender que tipo de dados e por qual motivo temos acesso a eles como um Centro Acadêmico, a implementação de um “desinscrever” da nossa comunicação via WhatsApp e vários outros planos.

Enquanto isso, caso você tenha qualquer dúvida, receio ou demanda sobre a sua privacidade em relação a nós do CienTec como o Centro Acadêmico do BiCT, estamos sempre abertos para te atender nos nossos canais de contato: